Azahara Ramos
Preservar documentos y facilitar la consulta a todos los ciudadanos. Esos son los principales objetivos de la digitalización de documentos históricos, algo cada vez más habitual en centros como bibliotecas, pero que aún es un reto pendiente en el caso de los archivos provinciales.
Concretamente, los archivos zamoranos en la actualidad cuentan con muy pocos fondos informatizados de acceso gratuito en línea, algo que sería muy útil teniendo en cuenta el grado de deterioro que presentan algunos documentos debido al paso del tiempo y a su uso por parte de los investigadores. La necesidad de tiempo o la falta de medios y profesionales son algunos factores que impiden avanzar en este sentido. En algunos casos, como en el Archivo Histórico Provincial, existe una posibilidad de digitalización por encargos mediante correo electrónico. Sin embargo, este importante número de documentos queda informatizado en los ordenadores del propio centro, no habiendo forma de acceder por vía online desde los domicilios particulares y haciéndose necesaria la consulta presencial. A esto hay que añadir que en ocasiones no pueden atenderse todas las peticiones de los usuarios, sobre todo si requieren de una gran cantidad de archivos.
La principal función de la digitalización es la conservación de documentos que son únicos, algo necesario debido al estado de algunos de ellos debido a su manejo en investigación, aunque no siempre se buscan fondos históricos, sino que también es frecuente que los ciudadanos reclamen el acceso a documentación de carácter administrativo, como catastros, con el fin de resolver problemas actuales. Pero también cumple la misión de proporcionar a los usuarios el acceso a estos a través de la red sin tener que desplazarse hasta la localización del Archivo que alberga el registro que desean consultar. Sin embargo, actualmente no existe un programa de informatización de fondos y normalmente se accede al documento original presencialmente.
La informatización de documentos es también una forma de facilitar la gestión de estos desde los archivos. Pero esta es una tarea lenta que requiere de tiempo, al no existir una forma de mecanizarla. Asimismo, existe la necesidad de un personal que puedan realizar este trabajo, puesto que el número de profesionales especializados en los archivos no ha variado notablemente en los últimos años, mientras que la cantidad de registros albergados ha crecido. Otra propuesta válida a la que se ha recurrido en algunos casos es la contratación de empresas dedicadas a la informatización.
De cara al futuro, estas medidas solventarían otros problemas como el de la capacidad de los centros archivísticos con el creciente número de documentos debido al paso del tiempo, los cuales pasarían a guardarse en discos duros, aunque no todos podrán conservarse y ello necesitaría otro plan especial. Para llevar a buen puerto todas estas medidas, desde la administración debería ponerse en marcha un plan que tenga en cuenta el mantenimiento de los centros, sus medios, su personal, un presupuesto y un programa de conservación de sus fondos, siendo los más deteriorados los prioritarios a la hora de digitalizarlos.
Otra problemática que afecta a los archivos es la de la restauración de documentos, poco habitual en Zamora a pesar de que se han recompuesto algunas piezas de pergamino hace algunos años, debido a su singularidad y antigüedad.
Algunos centros del Estado ya han informatizado una gran cantidad de fondos documentales, visible en ejemplos como la Biblioteca Digital de Castilla y León. Esta medida permite consultar archivos de todo tipo, algo muy útil en un país como España, que cuenta con un patrimonio documental muy importante que es reclamado por personas de todos los países. El Ministerio de Cultura es consciente de dicha necesidad tecnológica y ha promovido algunos planes, como ejemplo el Portal de Archivos Españoles (PARES), que dispone de fondos de diversa índole en la red.
De la mima manera, recientemente se han reunido en Valladolid los representantes de los diferentes Archivos Provinciales con el fin de facilitar las labores de digitalización en el IV Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León.
