El Ayuntamiento de Puebla de Sanabria ha dado luz verde a que el Grupo Popular tenga acceso telemático a los expedientes municipales, tras la queja ante el Procurador del Común que reconoce ese derecho al portavoz de la oposición.
Es la segunda resolución de la oficina del Procurador del Común contra el equipo el Gobierno Socialista de Puebla que reconoce el derecho a la información, mediante medios digitales, a los concejales que ejercen el papel de oposición.
El motivo de la queja era la negativa a poner a disposición del portavoz del grupo municipal popular en la sede electrónica municipal la documentación de los expedientes que van a ser tratados en las sesiones de los órganos colegiados de los que forma parte, el Pleno y la Comisión Especial de Cuentas.
En el escrito se señala que el Ayuntamiento cuenta con un gestor de expedientes que permitía, además, poner a disposición de los miembros de los órganos colegiados la documentación íntegra de los asuntos incluidos en el orden del día de los expedientes a tratar, con la finalidad de poder consultarlos compareciendo en la sede electrónica, posibilidad que se utilizó hasta hace aproximadamente un año, pero que después no se permitió. Señalaba que al comienzo del mandato el concejal había manifestado “como forma preferente de notificación la electrónica, indicando un correo al efecto de recibir los correspondientes avisos, por otra parte, la forma de relacionarme en el ejercicio de mi cargo y ejercer mis derechos como tal ha venido siendo electrónica”.
La Resolución recoge además que ese Ayuntamiento “no ha aprobado un reglamento orgánico que incluya a los concejales entre los obligados a relacionarse por medios electrónicos; sin embargo no puede serles negado un derecho que se reconoce a todos los ciudadanos en la legislación básica del procedimiento administrativo y en la legislación en materia de transparencia”.
Insta a la Alcaldía de Puebla a que “disponga los medios precisos para permitir que el derecho de acceso a la información y documentación municipal correspondiente a los asuntos que han de ser tratados por los órganos colegiados, pueda llevarse a cabo por medios electrónicos, al menos cuando los concejales integrantes de tales órganos hayan solicitado relacionarse con ese Ayuntamiento utilizando tales medios.
Señala además a que “considera la posibilidad de iniciar un procedimiento para elaborar y aprobar un reglamento orgánico por la Corporación que regule el deber de los concejales de relacionarse con esa Administración local por medios electrónicos”.
El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales recoge explícitamente que el examen de los expedientes sometidos a sesión deberá realizarse únicamente en el lugar en que se encuentren, en la Secretaría municipal. La consulta general de cualquier expediente o antecedentes documentales podrá realizarse, bien en el archivo general o en la dependencia donde se encuentre, bien mediante la entrega de los mismos o de copia al miembro de la Corporación interesado para que pueda examinarlos en el despacho o salas reservadas a los miembros de la Corporación. El libramiento de copias se limitará a los casos citados de acceso libre de los concejales a la información y a los casos en que ello sea expresamente autorizado por el Presidente de la Comisión de Gobierno.
La documentación digitalizada no abandona el archivo o expediente electrónico por el hecho de que se consulte desde un dispositivo electrónico
En ningún caso los expedientes, libros o documentación podrán salir de la Casa Consistorial o Palacio Provincial, o de las correspondientes dependencias y oficinas locales. Los miembros de la Corporación tienen el deber de guardar reserva en relación con las informaciones que se les faciliten para hacer posible el desarrollo de su función, singularmente de las que han de servir de antecedente para decisiones que aún se encuentren pendientes de adopción, así como para evitar la reproducción de la documentación que pueda serles facilitada, en original o copia, para su estudio.
La postura actualmente seguida en ese Ayuntamiento se basa también en que la documentación no puede abandonar las dependencias municipales, donde se custodia, y que todos concejales pueden acudir a consultarla dentro del horario de la oficina. En este estricto sentido “la documentación digitalizada no abandona el archivo o expediente electrónico por el hecho de que se consulte desde un dispositivo electrónico, ni aunque se obtengan copias en ese soporte, del mismo modo que la visualización o la obtención de copias en papel no supone que la documentación original salga de la oficina municipal; al contrario, la herramienta electrónica permite controlar los accesos, dejando constancia de la hora, documentos y archivos consultados en la plataforma digital mediante la configuración de los permisos correspondientes.
La Procuraduría tiene en consideración el esfuerzo que puede suponer para la titular del puesto de Secretaría y los servicios administrativos trasladar a papel los expedientes para que puedan ser examinados en la oficina por los concejales antes de la sesión, lo cual además no sería necesario si los expedientes están digitalizados, como tampoco parece efectivo que los concejales consulten en la oficina y en el horario de Secretaría los expedientes en formato digital cuando pueden hacerlo sin desplazarse a la oficina desde sus dispositivos en la sede electrónica a cualquier hora y día.
