Los presidentes de mesa en reuniones

Consejos para que una convocatoria seria no derive en una charla de taberna

21.06.2016 | 00:26
Los presidentes de mesa en reuniones

En mi larga vida he tenido que asistir a muchas reuniones, unas por obligación de cargo o asociación, otras por afición. En las primeras, he pertenecido al público en varias ocasiones; por cargo he debido presidir bastantes. Debido a esta obligación, he procurado informarme escrupulosamente de las obligaciones inherentes a la condición del presidente de mesa. Esa información me lleva a criticar con cierta dureza a quienes, presidiendo una mesa, no llevan a cabo su cometido con bastante exactitud. Igualmente me llevó a cumplir con la mayor exactitud posible lo que entendía que era mi obligación indeclinable. Dos puntos especiales considero insoslayables en las funciones de un presidente de reunión; y a ellas me voy a referir. Son la puntualidad y la moderación.

La puntualidad. Produce un efecto pésimo la falta de puntualidad en quien ha de presidir una reunión. No puede confundirse con el procedimiento en un concierto, por ejemplo. En estos, sí es lo corriente que se hallen en su lugar el público y los componentes de la orquesta y el coro, según quienes deban formar el conjunto. Y el director de la orquesta y coro, según es costumbre, será el último en comparecer, aunque (eso sí) con matemática puntualidad en la hora señalada para el principio del concierto. No así en una reunión. Aquí el presidente de la mesa debe observar una rigurosa puntualidad. En las reuniones, como se exige una mayoría de votos para las decisiones válidas, y esa mayoría no suele darse con facilidad, ya en la convocatoria, para que se cumpla la ley, se señala la hora de dos convocatorias. La ley exige que, en primera convocatoria, se necesite la mitad más uno de los pertenecientes a la asociación correspondiente para la validez de las decisiones que pidan votación; en la segunda convocatoria, en cambio, solo se pide la mayoría de los asistentes, lo que se entiende por mayoría simple. Pues bien; el presidente de la mesa, en rigor, debería hallarse presente en la primera convocatoria, por si acudieran más de la mitad de los socios. Ahora bien; como lo corriente es que no acuda ese número de socios a la hora señalada por la primera convocatoria, es tolerable que el presidente esté ausente durante el tiempo que media entre la primera y la segunda convocatoria; pero sigue siendo indispensable que observe puntualidad rigurosa en la hora prevista en la segunda convocatoria. Lo que es inadmisible de todo punto es que el presidente de la mesa no acuda hasta media hora después del momento señalado en 2.ª convocatoria. Y eso lo hemos sufrido muy recientemente en una reunión de Casa Regional en Madrid.

La moderación. En toda reunión se ha fijado un orden del día, en el que se enumeran los asuntos que deben tratarse. Y, también, en los Estatutos suele estar fijada la duración máxima de las reuniones. El presidente, en su papel de "moderador", debe procurar que se observe el "orden del día" a rajatabla, para -entre otras cosas- que se cumpla el tiempo de duración de la reunión convocada. En el "orden del día" está enunciada la actuación de los cargos de la mesa, en su totalidad o en su misión específica. El moderador debe exigir que se respete escrupulosamente la intervención de los cargos, según el "orden del día". De otro modo, la "reunión" puede convertirse (y, por desgracia, así ocurrió en el caso citado) en una "tertulia de solana o taberna", con el consiguiente perjuicio para el "orden del día" y el justo desarrollo de la convivencia. A la hora prevista para el final de la reunión no habían intervenido más que la mitad de los miembros de la mesa señalados en el orden del día. Ese fue el motivo de que se ausentaran algunos asistentes, indignados por el aspecto que iba tomando una reunión que debía haber sido modélica. Evidentemente el moderador -es decir, el presidente de la mesa- no había cumplido con su deber y aquello había tomado un sesgo inadmisible.

Comprendo que todo lo expresado es de una escasa utilidad, porque solo puede interesar a quienes tengan que dirigir reuniones; pero todos podemos aprender algo para utilizarlo en todas las ocasiones en las que debamos exigir respeto a la concurrencia; un respeto que se viola hoy en la mayor parte de las reuniones. Se comienza por unos largos minutos de respeto por los que no han llegado. En rigor, el respeto debe guardarse a los que han llegado en punto, como es obligación de todos, si quieren asistir a una reunión provechosa.

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